Het Ombudsteam PvdA Hilversum (het “Ombudsteam”) verwerkt (verzamelt, legt vast, werkt bij, raadpleegt, gebruikt en wist) persoonsgegevens in het kader van haar werkzaamheden. Daarbij houdt het Ombudsteam zich aan de regels van de Algemene verordening gegevensbescherming (de AVG).
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die tot een individu te herleiden zijn. Dit zijn gegevens zoals naam, (e- mail) adres of telefoonnummer, maar bijvoorbeeld ook gegevens over financiën, ras, geslacht of gezondheid.
Waarom verwerkt het Ombudsteam persoonsgegevens?
Wij verwerken:
- naam, (e-mail)adres en telefoonnummer om onze cliënten te kunnen bereiken, om met hen te kunnen overleggen en hen op de hoogte te houden van de voortgang en uitkomst van hun zaak;
- persoonsgegevens (waaronder naast NAW-gegevens, soms ook bijzondere gegevens, zoals financiële – of gezondheidsgegevens) om deze te kunnen delen met derden (zoals een woningbouwvereniging, het sociaal plein, de SVB of belastingdienst), maar alleen voor zover (i) noodzakelijk om een zaak of (rechts)vordering te onderbouwen, en (ii) wij daarvoor zijn gemachtigd door de cliënt;
- om een overzicht (een zakenlijst) te houden voor voortgangsdoeleinden.
Indien wij aandacht vragen voor een of meerdere zaken bij of via de gemeentelijke (PvdA) politiek, doen wij dat zonder individuele gegevens van personen te delen, maar alleen op niet-identificeerbare (anonieme) basis.
Rechtsgrond van de verwerking.
Het Ombudsteam verwerkt persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang en/of om een (rechts)vordering te kunnen onderbouwen van een client ten opzichte van een woningbouwvereniging, de SVB, belastingdienst of andere (overheids)instantie. Gegevens worden verwerkt om de voortgang in de gaten te houden, de cliënt op de hoogte houden, zijn of haar belang te behartigen en om het beste resultaat voor hem of haar te bereiken. Bepaalde gegevens worden binnen een e-mail groep van leden van het Ombudsteam gedeeld; alleen leden van het Ombudsteam hebben toegang tot deze groep. Overleg is gewenst, opdat de leden van het Ombudsteam vanuit hun verschillende expertises een standpunt kunnen innemen over noodzakelijke stappen.
Hoe lang bewaren wij u persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan stikt nodig, namelijk maximaal een jaar na de afhandeling van het dossier. Het dossier wordt afgesloten als een definitieve oplossing voor u is bereikt.
Veiligheid en persoonsgegevens
Het Ombudsteam heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen inzage door onbevoegden, verlies, diefstal of enige vorm van onrechtmatige verwerking. De werking van deze maatregelen wordt regelmatig gecontroleerd. Het Ombudsteam behandelt al uw persoonsgegevens vertrouwelijk en zal uw persoonsgegevens nooit gebruiken voor commerciële doeleinden of voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn verstrekt.
Welke rechten hebt U als het gaat om de geregistreerde persoonsgegevens
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar [email protected]. Indien u een klacht wilt indienen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u dit doen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.